2024.08.12
事務職に必要なスキルは？
事務職とは、電話応対、来客応対、書類作成、データ入力など業務が多岐にわたります。
女性に人気の職種ですが、専門的な知識や資格が必要であったり、社内外の様々な方と関わるためコミュニケーション能力が求められます。
では、具体的にどのようなスキルが求められるのでしょうか。
１．ビジネスマナー
来客対応や電話対応で社外の方と接する機会が多いため、ビジネスマナーを身に付けましょう。
ビジネスマナーが身についていないと企業のイメージダウンにもなるため、身だしなみに気をつけ、正しい敬語を使いましょう。
２．コミュニケーション能力
事務職は社内外の様々な方とのコミュニケーションをとる機会がたくさんあります。
派遣社員として業務を経験し、社内の雰囲気を把握できるので入社後のミスマッチが少なくなるというメリットがあります。
営業事務は電話・来客応対やお客様と見積書などの書類について直接連絡を取ることが多いので、ビジネスマナーを守り、お客様の意図を正確に理解することが求められます。
３．パソコンスキル
パソコンの基本操作、Excel、Wordは必要最低限使える必要があります。
PowerPointも使えるといいでしょう。会社によっては専用ソフトを使用していることがあるため、入社後に覚えないといけない場合もあります。
書類を正確にすばやく作成することが求められるのでブラインドタッチできたほうがいいでしょう。
４．すばやく正確にできるスキル
事務職の主な業務として書類作成、書類のファイリング、データ入力があります。
正確に保存、伝達することが必要です。
また正確にスピーディーに対応できる能力が必要です。
５．スケジュール管理スキル
事務職は期日が決まっている業務が多いです。
例えば○日に給与を支払う、○日までに税務署に書類を提出するなどです。
従業員や顧客のスケジュールを管理しながら、期日までに用意することが必要なため、計画性をもって業務を進められる方に向いています。
６．臨機応変に対応できるスキル
事務といっても担当する仕事はさまざまで幅広い分野をカバーしなければなりません。
経験したことがない仕事に直面したときにも対応できるスキルが求められます。
ただし、規模の大きな企業の場合は、分業やマニュアル化が進んでいるので、突然進め方がわからない業務が発生することが少ないです。
また、「至急○○の資料がほしい」など突発的に対応を求められることがあります。
他の業務のスケジュールと調整しながら、落ち着いて冷静に処理できる力が必要です。
７．語学力
貿易事務は海外とのコミュニケーションを取る機会が多いため、英会話や英文で書類を作成できるスキルが求められます。
英語だけではなく複数の言語に詳しいと有利になります。
８．簿記の知識
経理事務は簿記の知識が必要です。
求人の募集要項に日商簿記2級または3級を必須とする会社もあります。
経理業務の必要な基礎知識や現場で実践できる技能を学ぶことができます。
資格を取得していると未経験でも採用されやすいです。
事務は幅広い業務を担当するため、様々なスキルや知識が必要です。
未経験でも挑戦できる職種なので、スキルや知識を身に付けて挑戦しましょう。
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